Vedtægter

§ 1. Navn og hjemsted

Foreningens navn: Frie Hjerterum
Hjemsted: Svendborg Kommune

§ 2. Formål

Foreningens formål er:

• At udvikle et fælles samlingssted, der fremmer mental trivsel og hvor mennesker, på tværs af alder og livsvilkår, får plads til at udfolde sig kulturelt, kreativt og socialt, forankret i frivillighed og fælles deltagelse.
• At drive en fællesskabende og dynamisk platform, med frie rammer for samarbejder på tværs af civile-, private- og kommunale aktører, der har særlig interesse i ét eller flere af følgende tre verdensmål:

• Verdensmål 3: Sundhed og trivsel
• Verdensmål 10: Mindske ulighed
• Verdensmål 11: Bæredygtige byer og lokalsamfund

§ 3. Medlemskab

Stk. 1
Foreningens virksomhed er almennyttig og som medlem kan optages enhver, såvel fysisk person der fylder 16 år i indeværende medlemsår, såvel som juridisk person, der tilslutter sig foreningens vedtægter og følger de, til enhver tid gældende, retningslinjer præsenteret i foreningens adfærdskodeks “Hvor der er hjerterum, er der husrum”. Udarbejdelse af kodekset påhviler foreningens bestyrelse (jf. § 7. 5 stk.)

Stk. 2
For medlemskab opkræves der et foreningskontingent én gang årligt, som er gyldigt fra 1. januar - 31. december, uanset hvornår på året indmeldelse i foreningen sker. Medlemskabet giver ingen personlig ret til eller hæftning for foreningens overskud eller gæld.

Stk. 3
Når indbetaling af medlemskontingent er registreret, giver medlemskabet ret til deltagelse i og udbud af forenings aktiviteter med videre og stemmeret med 1 stemme pr. medlemskab på generalforsamlingen. Denne ret udstedes kun til medlemmer fra det år, de fylder 16 år.

Indbetaling af kontingent er ligeledes adgangsbetingelse for at kunne indgå interne medlemsaftaler med videre udspecificeret i foreningens kodeks “Hvor der er hjerterum, er der husrum”.

Stk. 4
Interne medlemsaftaler mv. rammesættes af bestyrelsen (jf. §. 7). Det er til enhver tid tilladt for foreningens medlemmer at komme med input og stille spørgsmål til ovennævnte aftaler med videre ved henvendelse til bestyrelsen på foreningens mail.

§ 4. Udelukkelse og eksklusion

Stk. 1
Såfremt bestyrelsen vurderer, ved 2/3 flertal, at en person eller et medlem der deltager i foreningens arbejde eller aktiviteter, aktivt modarbejder foreningens formål og virke eller bryder foreningens adfærdskodeks “Hvor der er hjerterum, er der husrum”, kan denne indstilles til eksklusion.

Stk. 2
Eksklusionen kan besluttes efter en høringsproces, hvor personen med eventuel bisidder indkaldes til et møde på baggrund af en skriftlig indkaldelse, hvor de væsentligste kritikpunkter fremgår.

Stk. 3
Bestyrelsen skal behandle alle klager om brud med foreningens adfærdskodeks. Klagerne skal indgives skriftligt på bestyrelsens mail, de behandles fortroligt under lukket punkt på næstkomne bestyrelsesmøde, og bestyrelsen skal fortælle den, der indgiver klagen deres vurdering.

Hvis klagen omhandler et bestyrelsesmedlem, deltager denne ikke i vurderingen, og kan ekskluderes på lige fod med andre medlemmer.

Stk. 4
Såfremt et medlem ekskluderes, ophører medlemskabet øjeblikkeligt. Forudbetalt kontingent og/eller internt medlemskab tilbagebetales ikke. Det ekskluderede medlem hæfter personligt for skade på materiel med videre, såfremt denne har opført sig uagtsomt i foreningens regi op til, under eller efter eksklusionen.

§ 5. Drift og tegningsret

Stk. 1
Foreningen er en non-profit organisation og det er bestyrelsens ansvar at udvise transparens og god skik omkring foreningens daglige drift og virke.

Stk. 2
Foreningens regnskabsår går fra d. 1. januar til d. 31. december.

Stk. 3
Bestyrelsen som helhed underskriver årsregnskabet og foreningens kasserer fremlægger det efterfølgende på den ordinære generalforsamling.

Stk. 4
For foreningens forpligtelser hæfter foreningen alene med sin formue.

Stk. 5
Bestyrelsen bemyndiges til:

• At udpege et eller flere bestyrelsesmedlemmer til enten alene eller i fællesskab, at kunne disponere over foreningens formue samt til at tegne foreningen i økonomiske anliggender.
• At udpege et eller flere bestyrelsesmedlemmer til enten alene eller i fællesskab at kunne disponere over foreningens midler via elektroniske bankprodukter samt til at indgå kontrakter herom.
• At meddele prokura, eksempelvis til daglig leder eller til en administrativ person udenfor bestyrelsen.
• Køb og salg af fast ejendom, gældsætning samt hæftelse for beløb, der i relation til foreningens samlede økonomi er store, skal altid godkendes af bestyrelsen.

Hvordan ovenstående bemyndigelse udmøntes i praksis, skal noteres i den til enhver tid gældende forretningsorden.

§ 6. Generalforsamling

Stk. 1
Foreningens øverste myndighed er generalforsamlingen. Stemmeret har alle medlemmer, der har betalt medlemskontingent for indeværende år, inden generalforsamlingens afholdelse. Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde.

Stk. 2
Kontingentet fastsættes hvert år på den ordinære generalforsamling. Prisen der vedtages er gældende fra d. 1.1 - 31.12 året efter generalforsamlingen.

Stk. 3
Ordinær generalforsamling afholdes en gang årligt i april måned. Generalforsamlingen varsles minimum 14 dage før via lokale medier og/eller foreningens sociale medier.

Stk. 4
Forslag til vedtægtsændringer fra foreningens medlemmer, skal fremsendes til bestyrelsen på mail, senest 4 uger før den ordinære generalforsamling. Øvrige forslag skal indsendes til bestyrelsen senest 8 dage før.

Stk. 5
Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Generalforsamlingen er beslutningsdygtig blandt de fremmødte, når der er indkaldt i overensstemmelse med vedtægterne. Skriftlig afstemning om et forslag og/eller valg til bestyrelsen skal afholdes, såfremt et medlem forlanger dette.

Stk. 6
Kun foreningsmedlemmer, der er fyldt 18 år på valgtidspunktet, kan stille op til bestyrelsen.

Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleant(er) skal foregå skriftligt, såfremt der opstilles flere kandidater end der er frie pladser i bestyrelsen. Dette gør sig også gældende, såfremt nogle af kandidaterne er på genvalg.

Ved fire kandidater er der valg til en 3 personers bestyrelse. Ved 6 eller flere kandidater er der valg til en 5 personers bestyrelse, uanset bestyrelsens nuværende størrelse.

Der vælges 1 suppleant til en 3 personers bestyrelse og 1-2 suppleant(er) til en 5 personers bestyrelse.

Ved 3 eller 5 kandidater kan der indgås fredsvalg uden krav om stemmeoptælling.

Stk. 7
På generalforsamlingen vil følgende punkter være obligatoriske:

1. Valg af dirigent, referent og 2-3 stemmetællere.
2. Bestyrelsens beretning
3. Fremlæggelse af årsregnskab
4. Indkomne forslag
5. Fremtidige aktiviteter
6. Fremlæggelse af budget
7. Kontingentfastsættelse for perioden 1.1 - 31.12 næste år.
8. Valg til bestyrelsen
9. Valg af revisor og eventuel revisorsuppleant
10. Eventuelt

Stk. 8
Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes af bestyrelsen, eller såfremt 1/3 af medlemmerne skriftligt har meddelt forpersonen herom, med angivelse af dagsordenspunkter.

Ekstraordinær generalforsamling varsles på samme vis som den ordinære generalforsamling og skal afholdes senest 5 uger efter, at begæring herom er fremsat.

§ 7. Bestyrelsen

Stk. 1
Bestyrelsen består af min. 3 og maks. 5 medlemmer og 1 - 2 suppleanter. Såfremt der er forfald i bestyrelsen til under tre medlemmer mellem to ordinære generalforsamlinger, er bestyrelsen selvsupplerende frem til førstkommende ordinære generalforsamling.

Medlemmer af initiativgruppen udgør foreningens første bestyrelse og sidder frem til den ordinære generalforsamling i april 2024, hvor der afholdes ordinært valg (jf. §6 stk. 5)

Stk. 2
Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden og konstituerer sig minimum med forperson, næstforperson, kasserer og sekretær. Såfremt der kun er tre medlemmer i bestyrelsen, tildeles rollen som sekretær som en dobbeltpost.

Bestyrelsen skal altid bestå af et ulige antal medlemmer og den skal, så vidt det er muligt at finde kompetente kandidater, tegnes med 5 medlemmer.

Bestyrelsesmedlemmerne vælges for en periode på 2 år, således at 1 eller 2 bestyrelsesmedlemmer vælges i lige år, og 2 eller 3 vælges i ulige år, ud fra bestyrelsens samlede størrelse (jf. §7 stk. 1).

Suppleant(er), revisor og eventuel revisorsuppleant vælges for et år af gangen.

Stk. 3
Bestyrelsen skal sikre foreningens virke udadtil og arbejde for foreningens formål. Bestyrelsen varetager foreningens daglige ledelse, frem til der er økonomi til ansættelse af daglig leder.

Rollefordeling og ansvar udspecificeres i den til enhver tid gældende forretningsorden.

Stk. 4
Bestyrelsesmøder afholdes minimum 4 gange årligt. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 2/3 af den samlede bestyrelse er til stede. Ved stemmelighed i bestyrelsen er formandens stemme afgørende.

Stk. 5
Bestyrelsen varetager udarbejdelse af foreningens adfærdskodekset “Hvor der er hjerterum, er der husrum” og fastsætter rammeaftaler for alle interne- og øvrige medlemsformer og diverse aktiviteter, tilbud med videre i foreningens regi (jf. §3 stk. 3.)

Selve udførelsen af ovenstående kan udliciteres, såfremt bestyrelsen skønner, at dette er relevant. Det er i sidste ende bestyrelsens ansvar at godkende og offentliggøre det endeligt udarbejdede materiale.

§ 8. Opløsning

Til beslutning om vedtægtsændringer eller foreningens opløsning kræves mindst 2/3 af de afgivne stemmer, på 2 på hinanden følgende generalforsamlinger.

Såfremt foreningen opløses, skal en eventuel formue udloddes efter bestyrelsens bestemmelse til en anden forening eller lignende med hjemsted i Danmark, der arbejder i overensstemmelse med de i § 2 nævnte formål.

Vedtægter fremlagt på stiftende generalforsamling d. 09.11.23

Dirigent Annette List
Referent Soffie Bonde